Effizientes Management und Digitalisierung in der Tierheilpraxis
Effizientes Management und Digitalisierung gewinnen auch in der THP-Praxis zunehmend an Bedeutung. Zum einen, um weiterhin gewinnbringend arbeiten zu können, zum anderen, um den sich wandelnden gesetzlichen Bestimmungen (E-Rechnungs-Verordnung) Genüge zu tun.
DIGITALES PRAXISMANAGEMENT – MUSS DAS SEIN?
Früher sagte man oft: „Wenn etwas funktioniert, versuche es nicht zu verbessern.“ Leider stimmt die Aussage so nicht mehr. Selbst große Firmen müssen oft Insolvenz anmelden, weil sie die Chance verpasst haben, sich anzupassen. Daher ist auch in der Tierheilpraxis Digitalisierung unumgänglich, wenn diese auf Dauer Bestand haben soll. Viele Kunden erwarten von einer Praxis die Möglichkeit von Online-Terminvergaben, E-Rechnungen zur Weitergabe an die Versicherung zu erhalten und per Karte zahlen zu können. Werden diese Leistungen nicht angeboten, kann es passieren, dass Ihre Kunden sich einen anderen Tierheilpraktiker suchen, auch wenn die Praxis fachlich hervorragende Leistungen bietet. Insofern sollte man in den „sauren Apfel beißen“ und seine Praxis digital aufstellen.
BIETEN SIE SCHON ONLINE-TERMINBUCHUNG AN?
Einmal eingerichtet, bringt die Online-Terminbuchung unschlagbare Vorteile und jede Menge Zeitersparnis. Kunden können online für ihr Tier Termine buchen oder verschieben, je nachdem, wie es im System angelegt wurde. Zugleich können sie je nach Praxissoftware auch die eigenen Daten eingeben, und die Software kann am Tag vor dem Termin eine Erinnerung versenden. So gehen Sie sicher, dass der Kunde den Termin einhält.
RECHNUNGSSTELLUNG UND ZAHLUNGSABWICKLUNG
Dank der bereits vorhandenen Kundendaten können Sie in wenigen Schritten eine digitale Rechnung erstellen und diese im Kundenbereich hinterlegen. Sie können z. B. bargeldlose Zahlungen über Sumup anbieten und brauchen keine Mahnungen mehr zu schreiben. Ebenso entfallen das lästige Zusammensuchen aller im Jahr gestellter Rechnungen, die Zahlungseingangsüberprüfung sowie die Fehlerquellen im Rahmen der Buchführung.
DIGITALE BUCHFÜHRUNG – DER STEUERBERATER FREUT SICH
Eine digitale Buchführung erspart auch Ihrem Steuerberater viel Zeit, da alle Unterlagen elektronisch übergeben werden. So haben Sie alle Zahlen immer im Blick und können gegensteuern, wenn Ihre Umsätze einmal nicht erreicht werden. Aus unternehmerischer Sicht wirkt es sich positiv aus, immer die aktuellen Auswertungen abrufen zu können. Meist fallen dann auch die Rechnungen für die Steuerberatung geringer aus, da das lästige Einbuchen der Belege entfällt.
ELEKTRONISCHE AKTENFÜHRUNG SPART ZEIT UND HILFT
Ein Umstieg auf elektronische Akten wirkt sich durchweg positiv aus. Sie können diese unkompliziert mit Ihrer Buchführung verknüpfen, Berichte elektronisch einlesen und platzsparend aufbewahren. Das Suchen im Archiv entfällt. Hinzu kommt der Luxus, elektronische Akten vielfältig auszuwerten. So können Sie Ihre besten Kunden ermitteln, Umsatz und Zahlungsmoral einsehen, und anhand solider
Zahlen viel besser unternehmerisch planen. Auch wenn Ihnen die Arbeit mit Tieren sehr am Herzen liegt, müssen Sie damit Geld verdienen, wollen sich weiterbilden und erholsame Auszeiten gönnen.
Die geltenden Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen eingehalten werden, daher ist es Ihre Pflicht, genau zu prüfen, wo und wie Ihre Daten gespeichert und archiviert werden. Diesen Punkt sollten Sie bei der Auswahl der Software berücksichtigen. Selbst wenn Sie lieber mit Papierakten arbeiten, müssen Sie die Vorschriften der DSGVO beachten. Denken Sie daran: Papierakten haben den Nachteil, dass sie irgendwann viel Platz brauchen und Sie immer in alten Akten herumwühlen müssen, wenn Sie eine weit zurückliegende Information einsehen wollen.
DIGITALISIERUNG MUSS SEIN!
Irgendwann wird die Digitalisierung zum Muss. Je früher Sie umsteigen, desto besser. Nutzen Sie die Chancen, die sich Ihnen und Ihrer Praxis bietet. Wenn ich eine Praxisverwaltungs-Software empfehlen darf: Testen Sie lemniscus (lemniscus.de).
Online-Terminbuchung ist angenehm für den Patientenbesitzer, spart Zeit und hilft Ihnen bei der Organisation
Claudia Hönig
UNTERNEHMENSBERATERIN TÄTIGKEITSSCHWERPUNKTE Beratung von Selbstständigen in Heilberufen in den Bereichen Marketing, Praxisführung und Selbstmanagement KONTAKT